Afhaaltransacties bij grensoverschrijdend goederenvervoer binnen de EU

Haalt de koper de goederen zelf op, dan is het voor de verkoper lastig de goederenbeweging te volgen. De afhaalverklaring op grond van Mededeling 38 biedt uitkomst, maar wel onder strikte voorwaarden.

Wanneer goederen worden verkocht en partijen afspreken dat de koper het vervoer regelt, is het voor de verkoper vaak lastig de goederenbeweging te volgen. Dat speelt vooral wanneer de goederen de grens over gaan en Nederland verlaten, want de koper wil dan graag een factuur met 0% btw vanwege de intracommunautaire levering.

In 2020 zijn voor de hele EU de quick fixes van kracht geworden, die de verkopende partij handvatten geven bij grensoverschrijdend vervoer binnen de EU. Daarnaast kennen we in Nederland de afhaalverklaring, gebaseerd op Mededeling 38. Het besluit waarin die verklaring is goedgekeurd is vooralsnog geldig en geeft ruimere mogelijkheden om het vervoer aan te tonen. De vraag is of, en zo ja hoelang, de EU die ruime goedkeuring blijft toestaan. Wij raden daarom altijd aan zoveel mogelijk bewijs en informatie in de administratie te verzamelen.

De afhaalverklaring

De afhaalverklaring is een document dat in de praktijk meestal door de chauffeur van een vrachtwagen wordt ondertekend, namens de koper, op het moment dat hij de goederen fysiek komt afhalen. De eisen om de verklaring als bewijs te mogen gebruiken zijn:

• het moet gaan om een vaste afnemer
• die afnemer moet de verwerving in een andere EU-lidstaat aangeven
• de afhaalverklaring moet ondertekend zijn
• de koper moet meewerken wanneer de Nederlandse fiscus achteraf vragen stelt
• de verklaring moet inhoudelijk voldoen aan de eisen uit het besluit
• naast de verklaring moet er aanvullend bewijs zijn dat het grensoverschrijdende vervoer ondersteunt

Het besluit vermeldt uitdrukkelijk dat wanneer het bij een afhaaltransactie niet gaat om een vaste afnemer, de koper contant betaalt én aanvullende informatie of documentatie ontbreekt, de verkoper de toepassing van het nultarief niet zonder meer kan rechtvaardigen. Blijkt bij controle dat er onvoldoende bewijs is, dan zal de Belastingdienst de btw naheffen, met alle gevolgen van dien.

Let op

Omdat toepassing van het nultarief voor risico van de verkoper is, is het raadzaam bovenstaande strikt toe te passen en waar mogelijk de bewijsdocumenten uit de quick fixes te volgen. Twijfelt u of er voldoende bewijs in uw administratie zit, laat dat dan controleren.