ViDA: e-facturering en digitale rapportage
Na twee jaar onderhandelen hebben de EU-lidstaten het ViDA-pakket aangenomen. De eerste pijler maakt e-facturatie en digitale rapportage verplicht voor intra-EU B2B-transacties.
ViDA staat voor VAT in the Digital Age. Met dit pakket wil de EU het btw-stelsel beter toerusten voor de digitale wereld en btw-fraude bestrijden. Lidstaten lopen jaarlijks vele miljarden euro's aan btw-inkomsten mis. In 2020 werd de VAT gap, het verschil tussen de te realiseren en de gerealiseerde btw-inkomsten, in de EU geraamd op 93 miljard euro, waarvan 40 tot 60% zou zijn toe te schrijven aan fraude.
Vooral bij grensoverschrijdende verkopen is het huidige stelsel niet fraudebestendig gebleken. De bestaande aangifte-, facturerings- en rapportageverplichtingen, waaronder de periodieke opgaaf intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP), geven de fraudeur te veel ruimte om met de noorderzon te vertrekken voordat de fraude aan het licht komt. De eerste pijler van ViDA moet daaraan een einde maken.
E-facturering
Wanneer wij klanten vragen naar hun voorbereidingen voor e-facturering, geven zij vaak aan dat zij facturen in pdf per e-mail versturen en ontvangen. Dat is niet wat ermee wordt bedoeld. Een e-factuur is een elektronisch bestand in een gestructureerd format dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt.
Voor intra-EU B2B-transacties wordt het vanaf 1 juli 2030 verplicht om binnen tien dagen (niet werkdagen) na de transactie of vooruitbetaling een e-factuur aan de afnemer uit te reiken.
Digitale rapportage
De e-factuur voor de grensoverschrijdende transactie moet direct digitaal worden gerapporteerd aan de eigen belastingdienst. Die rapportage vervangt de opgaaf ICP. Afnemers moeten dezelfde transactie binnen vijf dagen na ontvangst van de e-factuur digitaal rapporteren. Lidstaten kunnen bepalen dat afnemers geen rapportageplicht hebben wanneer zij over voldoende informatie van de leverancier beschikken.
Binnen één dag dragen de belastingdiensten de ontvangen gegevens over aan een centraal elektronisch uitwisselingssysteem (Central VIES). Lidstaten ontvangen dus vrijwel real time informatie over deze transacties, waardoor fraude bij grensoverschrijdende transacties beter kan worden bestreden.
E-factuurvereisten
E-facturen moeten voldoen aan de factuurvereisten in de lidstaat van de belaste prestatie. Nieuw is dat bij een creditfactuur moet worden verwezen naar de oorspronkelijke factuur, en dat het bankrekeningnummer of andere account waarop de betaling moet plaatsvinden moet worden vermeld.
E-facturering voor lokale transacties
Verschillende lidstaten hebben, gedreven door hun eigen VAT gap, al e-facturering of digitale rapportage ingevoerd voor lokale transacties, bijvoorbeeld Hongarije, Italië, Spanje en Roemenië. Nederlandse ondernemingen worden daar nu al mee geconfronteerd, inclusief boeten bij overtreding. In 2025 en 2026 voeren ook Duitsland en België e-facturering in.
Lidstaten zijn niet verplicht e-facturering voor lokale transacties in te voeren, ook niet vanaf 1 juli 2030. Doen zij het wel, dan moet het format in lijn zijn met de vereisten voor grensoverschrijdende transacties. Om een lappendeken aan systemen te voorkomen is afgesproken dat lidstaten die in 2024 al zo'n systeem hebben of vergevorderde plannen daarvoor, dit uiterlijk op 1 januari 2035 hebben aangepast aan het EU-systeem.
Wij raden ondernemers aan nu al te beginnen met de voorbereidingen en bij de aanschaf of update van financiële en factureringssoftware de mogelijkheden voor e-facturatie te onderzoeken.