Btw-aangifte: die volgt toch gewoon uit de administratie?

Het ideaalplaatje is een cliënt die alle juiste gegevens aanlevert en een aangifte die daar zo uit rolt. Zover is het nog lang niet. Ook met beperkte informatie kunt u signalen herkennen die om navraag vragen.

Het ideaalplaatje ziet er zo uit: een cliënt stuurt vanuit de administratie alle relevante en juiste gegevens, de ontvanger neemt die direct over in de aangiftesoftware en dient de btw-aangifte in. Als het regime VAT in the Digital Age (ViDA) is ingevoerd en alle btw-plichtige ondernemers e-invoices uitreiken of ontvangen en die digitaal bij de Belastingdienst aanleveren, komt dat plaatje in zicht. Wellicht kan de Belastingdienst dan zelfs een vooringevulde btw-aangifte klaarzetten. Maar zover is het nog lang niet. Accountants en belastingadviseurs hebben te maken met cliënten die zelf allerlei bestanden genereren, op basis waarvan zij geacht worden een juiste aangifte op te stellen.

Voor een goede aangifte heeft de opsteller eigenlijk alle onderliggende gegevens en documenten nodig: inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankgegevens en transportbescheiden. Zijn die niet beschikbaar, dan moet hij roeien met de riemen die hij heeft. Ook op basis van beperkte informatie zijn er een paar waarnemingen te doen die waarschuwen dat navraag bij de cliënt nodig is. Hieronder een aantal voorbeelden.

Format aangiftedata

Cliënten leveren per aangifte in de regel dezelfde dataset aan. Worden de data in een tijdvak in een ander format aangeleverd, bijvoorbeeld kopieën van grootboekrekeningen in plaats van een Excelbestand, al dan niet met een heel andere lay-out, dan zijn er klaarblijkelijk gewijzigde omstandigheden. Ga na waardoor dat komt. Blijkt de cliënt nieuwe administratieve software te hebben of de administratie anders te hebben ingericht, controleer dan of de btw-codering van de in- en verkoopfacturen nog juist is. Dat is niet alleen van belang voor de aangifte, het kan ook een adviesopdracht opleveren.

Afwijkende omzet

Pak de btw-aangiften van voorgaande perioden erbij. Wijken de verstrekte cijfers daar substantieel van af, dan kan bepaalde informatie niet kloppen. Is de omzet met af te dragen btw (rubriek 1a) substantieel lager dan de voorgaande kwartalen, dan ontbreken er mogelijk verkoopdata, bijvoorbeeld omdat de omzetgegevens van een van de vennootschappen van een fiscale eenheid niet zijn toegezonden. Er kan ook een legitieme reden zijn: in onze praktijk zien we stevige omzetdalingen als gevolg van het conflict in het Midden-Oosten. Navraag doen is hoe dan ook verstandig.

Afwijkende kosten

Ook bij kosten kunnen gegevens ontbreken. Een incidenteel hoge teruggaaf kan het gevolg zijn van een investering, maar een juist heel lage post aan voorbelasting ten opzichte van voorgaande kwartalen kan betekenen dat de cliënt niet alle informatie heeft verstrekt.

Ook hier kan een legitieme verklaring bestaan. Een cliënt ontving gedurende een kwartaal facturen van een Nederlands transportbedrijf dat door een softwarestoring op alle facturen ten onrechte het nultarief had toegepast in plaats van 21% btw. In elk geval is een te lage post aan voorbelasting een signaal om contact op te nemen.

Disbalans tussen inkomende en uitgaande goederenstromen

Een aangifteopsteller kan per kwartaal en zelfs op jaarbasis een overzicht maken van alle inkomende goederen (rubrieken 2a, 4a, 4b en 5b) en alle uitgaande goederen (rubrieken 1a, 1b, 1e, 3a en 3b). Normaal gesproken verwacht u dat de omzet hoger ligt dan de kosten (brutowinst). Is de omzet substantieel hoger, dan missen er mogelijk goederen aan de inkomende kant, tenzij sprake is van een enorme winstmarge, wat bij sommige producten inderdaad het geval is. Is de inkomende goederenstroom hoger dan de omzet, dan is sprake van voorraadvorming (bij bederfelijke goederen niet logisch) of ontbreekt er juist omzet. Kortom, bij een disbalans tussen deze goederenstromen is contact met de cliënt op zijn plaats.

Wij denken graag mee over compliancevraagstukken, over hulpmiddelen waarmee aangiftemedewerkers btw-aandachtspunten herkennen en over trainingen op dit gebied.