Controleren is goed, vertrouwen nog beter, maar niet in de btw

Een werknemer reikte in ruim drie jaar meer dan 1.600 valse facturen uit. Wie is de daarop vermelde btw verschuldigd, de werknemer of de werkgever? Het Hof van Justitie geeft antwoord.

In de bedrijfskunde is het een gevleugelde uitdrukking: controle is goed, vertrouwen nog beter. De gedachte is dat een werknemer die het vertrouwen krijgt om beslissingen te nemen gemotiveerder is dan een werknemer die overal goedkeuring voor nodig heeft. Een recent arrest van het Hof van Justitie laat zien dat een werkgever die zijn werknemer te veel vrijheid geeft, tegen een forse btw-rekening kan aanlopen als dat vertrouwen wordt beschaamd.

De casus

Het gaat om een onderneming die onder meer een klein tankstation in Polen exploiteert. Het station werd beheerd door een werknemer die in ruim drie jaar tijd meer dan 1.600 valse facturen met btw heeft uitgereikt aan entiteiten die die btw in aftrek hebben gebracht. Die facturen zijn niet in de administratie opgenomen en de btw erop is niet aangegeven en niet betaald.

De werkwijze was als volgt. De valse facturen waren fictief gekoppeld aan daadwerkelijke brandstofverkopen die door de kassa's waren geregistreerd. De werknemer voegde er authentieke kastickets bij die correspondeerden met verkopen aan andere entiteiten dan de op de facturen vermelde. De facturen werden opgemaakt, uitgereikt en verhandeld zonder toestemming of medeweten van de werkgever, om de ontvangers op frauduleuze wijze btw-teruggaaf te bezorgen.

De beheerder werkte niet alleen. Andere werknemers visten de kastickets uit de afvalbakken en overhandigden ze tegen betaling aan hem. De valse facturen werden op de computer van het tankstation opgeslagen in een ander formaat dan het gebruikelijke en waren niet te raadplegen zonder de computer te ontgrendelen. Op de facturen stonden wel de gegevens van het tankstation, waaronder het btw-identificatienummer.

Wie is de btw verschuldigd?

De beheerder is wegens onrechtmatig handelen ontslagen, maar de zaak kreeg voor de werkgever een btw-staartje. De Poolse fiscus sommeerde hem de op de valse facturen vermelde btw te betalen, omdat hij niet zorgvuldig genoeg was geweest. Er was geen document waarin de concrete taken van de beheerder waren vastgelegd, en de werkgever werd verweten dat hij ervan op de hoogte was dat er zonder boekhoudkundige controle facturen werden uitgereikt op basis van de afgegeven kastickets.

Op grond van de btw-wetgeving is eenieder die ten onrechte btw op een factuur vermeldt die btw verschuldigd. Maar wie heeft die btw hier vermeld: de werknemer die de facturen opmaakte en uitreikte, of de werkgever wiens gegevens erop stonden?

Het Hof van Justitie heeft beslist dat de op de valse facturen vermelde btw in principe verschuldigd is door de malafide werknemer. Is de werkgever echter te goed van vertrouwen geweest en niet zorgvuldig genoeg bij het controleren van de werknemer die de facturatie verzorgt, dan krijgt hij de rekening gepresenteerd.

Voor btw-plichtige werkgevers geldt dus: vertrouwen is goed, controle is nodig.