Grip op uw supply chain: het belang van de juiste btw-regels

Kijk naar de feitelijke goederenbeweging, niet naar het factuuradres. Een veelvoorkomende fout die leidt tot het verkeerde tarief, en tot naheffing als het btw-nummer van de afnemer ontbreekt.

Feitelijke goederenbeweging tegenover factuuradres

In deze casus is het essentieel te kijken naar de feitelijke goederenbeweging en niet naar het factuuradres of de vestigingsplaats van de afnemer. De goederen worden daadwerkelijk van Nederland naar Spanje vervoerd, wat betekent dat sprake is van een intracommunautaire levering en niet van export.

Een veelvoorkomende fout bij goederentransacties is dat men naar het factuuradres kijkt in plaats van naar de feitelijke beweging. Dat kan leiden tot toepassing van het verkeerde tarief. Een afnemer kan bijvoorbeeld gevestigd zijn in dezelfde lidstaat als waar het vervoer begint, of, zoals hier, juist buiten de EU, terwijl de goederen naar een andere lidstaat gaan.

Kan het nultarief worden toegepast?

Een intracommunautaire levering is een levering van goederen van de ene lidstaat naar de andere, waarop het nultarief mag worden toegepast als aan bepaalde voorwaarden is voldaan:

• een geldig btw-nummer van de koper. De koper moet een geldig nummer verstrekken van het land van bestemming, of in ieder geval van een andere lidstaat dan waar het vervoer aanvangt.
• bewijs van vervoer. De verkoper moet kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar een andere lidstaat zijn vervoerd, bijvoorbeeld met vrachtbrieven of andere verzendbewijzen.

In deze casus is het probleem dat de afnemer geen geldig btw-nummer kan verstrekken. Daarmee is niet aan de vereisten voldaan en mag het nultarief niet worden toegepast. Er moet btw in rekening worden gebracht, en de fiscus kan die btw naheffen. Dat onderstreept het belang van correcte documentatie en van het valideren van btw-nummers.

De zogeheten quick fixes die sinds 2020 gelden bieden verdere verduidelijking rond intracommunautaire leveringen, en benadrukken juist het belang van de juiste documentatie en de geldigheid van de btw-nummers van afnemers.

Conclusie

Bedrijven die intracommunautaire leveringen verrichten moeten zich bewust zijn van de relevante regels en procedures. Fouten kunnen leiden tot financiële sancties en tot verlies van vertrouwen bij klanten. Door te focussen op de feitelijke goederenbeweging en de juiste documentatie past u de regels correct toe en beperkt u uw compliancerisico's.